Tilstede: Methe, Dorthe, Johan, Lisbeth, Henning, Heidi og Linda
Afbud: Mads og Annette
Referent: Linda

1. Konstatering af fremmøde (Heidi)

2. Godkendelse af referat af (Lisbeth)

Mads har trukket sig som kassere og Annette har valgt at genindtræde.

3. Godkendelse af dagsorden (Heidi)

Dagsordenen blev godkendt

4. Formanden har ordet – hvordan har de første måneder som ny formand været?

Status over de første tre måneder – Hedi tog de første tre måneder med hensyn til nøgleboks, fadøl mm.
Der kommer en del begivenheder de næste tre måneder.
Heidi har ønsker og forventninger om et mere levende hus. Ønske om opslagstavle udenfor med de kommende arrangementer. Henning undersøger muligheden for at købe et sådan skab.
Vedr. alkoholbevilling, der aftales fra gang til gang, hvem der er i huset /skal søge til de enkelte arrangementer.
Vi har pantkort og kort til Brugsen. Disse skal opbevares i et aflåst skab med kodelås (Heidi kigger efter skab).
Fadølsanlægget skal renses efter brug – det er den enkelte forening der er ansvarlig for at kontakte Harboe. Vi (Linda) skriver det ind i brugerkontrakten.
De næste tre måneder har Lisbeth ansvaret for tjek af hus mm. Linda er backup.

5. Status på forsøg med nøgleboks (Heidi & Linda)

Gennemgang af hvem har hvilke nøgler. Det er kun bestyrelsen og havnen der må have nøgler. Alle brugergrupper får kun adgang til nøgle via nøgleboks til arrangementer.
Generelt super godt med nøgleboks. Vi ændrer koden ca. hver tredje måned og sender den ud til hele bestyrelsen.

6. Status på Brugergrupperne (Heidi)

Når en ny brugergruppe godkendes, så videresender Dorthe til Linda, der opdaterer hjemmesiden.
Jagtforeningen har fået nej til et offentligt forslag – kommunen undersøger hvorfor.
Vi skal have en snak om hvornår vi som Det Røde Pakhus skal være arrangør (Forslag til vedtægtsændringer).

7. Præsentation af Methe Larsen MBC Office – Methe har ordet

Der skal indberettes moms. Der mangler bilag. Og nøglekort, så Methe har adgang til momsindberetning/Skat, e-boks, bank og Mobile Pay. Methe kontakter Annette og Heidi kontakter Pia Kimer.
Methes opgaver:

• Betale regninger på baggrund af en mail hvor der tydeligt står at formanden har godkendt eller der er underskrift på det fysiske bilag
• Afstemme bilag
• Bogføre
• Indberette moms
• Lave regnskab
• Læse e-boks mm..

Har vi behov for at vide hvad der står på kontoen skal vi bare sende en mail til Methe.
Heidi skal også have adgang til e-boks – Methe undersøger hvordan (der videresendes foreløbig).
Anlægsaktiverne er høje (nyværdi) – dette skal vi have drøftet på første møde i 2021.
Regnskabet bliver sendt ud til bestyrelsen. Bestyrelsen gennemgår dette på næste møde. Vi bedes alle kigge dette igennem inden mødet.

8. Rengøringstilbud ved events og hovedrengøring af Pakhuset (Henning)

Henning fremsender tilbud til bestyrelsen som vi kan behandle på næste møde.

9. Website og booking af Pakhuset (Linda)

Linda sender link til bestyrelsen. Lægges live (godkendt) og så sender bestyrelses ændringsforslag og kommentarer
Linda sørger for at der ved booking-formular og mail står at ”Inden for 3 hverdage modtager du besked…”
Vi har evalueringsmøde vedr. den nye hjemmeside på førstkommende bestyrelsesmøde i 2022.

10. Opdatering af årskalender og forslag til nye events (Heidi – alle)

Nytårsbal lørdag d. 15. januar – Lisbeth spørger Dandanel (alternativt: Jesper Vind eller Metly). De skal helst ikke have andre arrangementer kommunen 3 måneder før/efter.
Heidi kontakter Musisk forening om de har noget på bedding – ellers kan vi evt. selv arrangere noget.
Stand-up – Heidi følger op
Musikalsk foredrag – tirsdag d. 21. september + 28. september.
Strik og drik – vinsmagning o.lign. arrangementer

11. Eventuelt

• Skrivelse til alle brugergrupper vedr. nøgle, ny hjemmeside og arrangementer
• Udlån af borde og stole? Brugergrupper kan anmode bestyrelsen som tager stilling fra gang til gang af hensyn til andre arrangementer. Mulighed for depositum. Ødelagt materiel hæfter foreningen selv for – de skal underskrive et dokument.
• Støvsuger
  Havnen må købe egen støvsuger til rengøring af toilet/bad-område jf. aftale om Daglig drift af ejendomme. Henning undersøger en støvsuger til selve Pakhuset.
• Vi skal have et forslag til vedtægterne om
  – maks. antal dage en forening kan booke huset (eks. max tre dage – i særlige situationer kan bestyrelses træffe en anden beslutning
  – hvor lang tid i forvejen brugerforeningerne kan reservere
  – maritimt og socialt formål – er det fortsat et krav?
  – Selvom foreningen ikke er brugergruppe vil bestyrelsen kunne give engangstilladelser
• Kassebeholdning efter fodbold og Visens skib: 5.130,- i kontanter – derudover er der kommet end del ind på Mobile Pay.

Næste møde: Onsdag d. 24. november kl. 19.